Когато говорим за дигитализация, не забравяйте управлението на печата

Когато говорим за дигитална трансформация, обикновено си представяме автоматизация на документооборота, финансовите, счетоводните или производствените процеси. Малцина обаче се сещат за един процес, който ежедневно присъства във всяка организация – печата. А именно там се крият значителни загуби на време, ресурси и пари.

Истината е, че в много организации печатната инфраструктура е изградена хаотично – множество устройства, различни марки и модели принтери и липса на централизирано управление. Резултатът е не само висок разход за хартия, консумативи и поддръжка, но и голям риск от изтичане на чувствителна информация.

“Печатът винаги е бил неглижиран и за него винаги се е мислело като за нещо малко и несъществено. Но истината е, че когато говорим за оптимизация, ефективност и продуктивност на бизнеса, трябва да обърнем внимание и на управлението на печата и на работните процеси, свързани с него, и на сигурността”, коментира Людмил Лаков, мениджър “Продажби и маркетинг” в “Кантек”, водещ доставчик на оборудване и услуги в областта на печата. “Целта на един бизнес е да бъде ефективен, продуктивен и стабилен, и точно такива решения му помагат да постигне тази цел”, обясни още той.

5 ключови ползи

Пет са ключовите ползи, които решенията за управление на печата (MPS) гарантират на бизнеса - оптимизация на разходите, сигурност, съответствие с регулациите, екологичен ефект и по-висока продуктивност.

●     Оптимизация на разходите

Анализът и контролът върху принтирането помагат на компаниите да елиминират ненужните отпечатвания. Така се оптимизират разходите и организациите спестяват средства.

●     Сигурност на данните

Решенията за управление на печата подпомагат политиките за сигурност в организацията. Те например позволяват документите да се отпечатват само след идентификация на потребителя. “Сигурността на данните в днешно време е критична. Ако аз, като мениджър, нямам контрол върху това кой и за какво има достъп в организацията и за какво може да го използва, значи имам проблем”, категоричен е Лаков. Според него лесно може да се изчислят разходите, свързани с тонера, хартията или сервиза, но е трудно да се остойностят загубите, които бизнесът може да претърпи от изтичане на чувствителна информация.

●     Съответствие с GDPR

Лесното проследяване и контрол върху печатните процеси подпомагат съответствието и спазването на регулациите като GDPR и различните ISO стандарти.

●     По-малко хартия

Управлението на печата има и сериозен екологичен ефект. Използването на хартия намалява, отпадъците също се редуцират, в резултат и въглеродният отпечатък е по-нисък. “За съжаление, екологичният аспект и устойчивостта (ESG) не са фактор за всички организации, но все повече нараства тяхната важност”, разказа Людмил Лаков.

●     По-висока продуктивност

Ниската продуктивност е съществен проблем както за организацията, така и за самите служители, тъй като действа негативно на тяхната мотивация. В резултат целият бизнес страда. Решенията за управление на печата помагат на служителите да отделят по-малко време за технически проблеми и да се фокусират върху основните си задачи.

Технологиите зад управлението на печата

Всяко решение за управление на печата се състои от три главни компонента - софтуерно решение, което контролира и управлява процесите, печатащи устройства и услуги, свързани с управлението на системата и поддръжката на тези устройства. “Кантек” предлага интегрирани решения за печат. Работим в партньорство с нашите колеги от Canon и Ricoh, а решенията включват и хардуер, и софтуер за контрол на печата”, разказа Людмил Лаков. Тенденцията при този тип решения е преминаване към облачни услуги и възможности за печат от мобилни устройства. Все по-често се говори и за използване на изкуствен интелект, като вече някои устройства имат интеграция с AI.

“За съжаление, въпреки че решенията за управление на печата не са нещо ново, на българския пазар има много компании, които не само не използват такива решения за контрол на разходите, но и дори не знаят какви са им разходите”, обясни експертът.

Кога е моментът?

Решенията за управление на печата могат да намерят приложение в организации от всякакъв размер и всеки сектор. А кога е моментът да се внедри решението? “По принцип отговаряме: Когато обемът на печата стане голям и започнем да го виждаме като разход. Но истината е, че тогава може би вече е късно. Още повече като се има предвид, че говорим не само за обем на печата, а и за гарантиране на сигурността на информацията”, обясни Людмил Лаков, мениджър “Продажби и маркетинг” в “Кантек”, водещ доставчик на оборудване и услуги в областта на печата.