Наръчник за мениджъри – как да съкратим „по-безболезнено“ разходите

Съкращаването на разходите не е толкова лесно, колкото съкращаването на персонала или скъпото оборудване. Мениджърите трябва да мислят стратегически и да действат бързо, пише в своя статия в. Таймс, в която дава няколко практически съвета как това да стане по най-ефективен и „безболезнен“ начин.

1. Изработете план

Съкращенията трябва да да се правят стратегически. Като поставим цел за всеобщо намаляване на бюджета с 10% например, може само да влошим нещата, като накърним някои критични за бизнеса области, като в същото време не успеем да въведем желаните съкращения в други.

2. Не чакайте

„След като веднъж сте определили какво целите да съкратите, е по-добре да действате своевременно и агресивно, вместо да въвеждате хиляди (отделни) съкращения“, смята Брендан Кахил, изпълнителен директор на консултантската компания Trinity Horne, която е изготвила доклада „Интелигентно съкращаване на разходите“

„Би трябвало да сте в състояние да постигнете осезаеми спестявания в рамките на три до шест месеца. Ако отнеме по-дълго време, хората ще загубят доверие в способността ви да постигате резултати.“

Дори и компании, които не смятат, че са в затруднено положение, трябва да правят съкращения на разходите, смята Хари Гаскъл, директор Бизнес консултиране в Ernst & Young, said. „Дори (разходите) да не са проблем в момента, те може да станат по-късно. Ако започнете по-рано, бизнесът няма да бъде под такова голямо напрежение.“

3. Освободете капитал отрано

Ако спестите капитал в брой в началото, ще можете да постигнете дългосрочни спестявания и ефективност, смята Гаскъл. Двата най-лесни начина за това са да проучите всички фактури и да спрете да плащате за онези неща, от които вече нямате нужда. Ако притежавате имот, може да обмислите да го продадете и след това да го наемете обратно. Това може да освободи капитал в рамките на седмици, дори дни.

4. Необходимите служители с необходимите умения

Започнете тактически одит на уменията, за да установите от кои служители се нуждае вашият бизнес, за да постигне целите си. Това ще ви позволи да направите евентуалните съкращения с по-голяма точност и ще намали вероятността да освободите хора, от които се нуждаете, смята Марк Хобъл, директор в консултантската компания по човешки ресурси Mercer.

Обмислете всички планирани съкращения и преценете дали не можете да намалите разходите за отделен служител. Имайте предвид, че съкращенията може всъщност да повишат разходите в краткосрочен план.

5. Следете резултатите

Добрата система за управление на резултатите може да намали разходите, като позволи на компаниите да освободят служителите, които се представят под желаните стандарти. Обикновено това е много по-евтино от съкращенията, смята Хобъл. Изработете система за възнаграждаване на служителите, които могат да демонстрират, че са намалили разходите и са подобрили ефективността.

6. Затегнете разходите

Дори и прости промени като това да не купувате сандвичи за вашите срещи, може да спестят хиляди паундове на година.

Убедете се, че всички служители знаят и разбират политиката на компанията относно употребата на мобилни телефони, бизнес пътувания и т.н., казва Глен Уилямс от консултантската компания Bain & Company.

Отложете капиталовите инвестиции – удължете тригодишната гаранция на лаптопите, вместо да купувате нови, например.

7. Опростете асортимента

Много компании често предлагат повече видове продукти, отколкото е необходимо. Вижте кое може да се съкрати – обикновено до 40% от тях могат да бъдат спрени.

Оптимизацията в тази област може да направи производството по-лесно и по-ефективно, което може да означава, че част от оборудването вече не е необходимо, а наличното оборудване може да бъде използвано по-ефективно.

8. Оптимизирайте доставките

Това включва продуктите през целия процес на производството на продукта, не само разходите, които се правят непосредствено за закупуване. „Установили сме, че ако една компания прилага систематичен подход за намаляване на разходите за покупка, тя може да спести между 5 и 30%“, казва Уилиямс.

Предоговорете условията с доставчиците, особено с тези, чийто пазар се е променил. Например може да постигнете много добри условия, ако подновите договора за наем.

9. Правете разходи

Понякога трябва да направите разходи, за да спестите. Според някои специалисти компаниите често имат склонност да пестят от ИТ оборудване. Въпреки това често инвестициите в ИТ оборудване може да донесат повече стойност за бизнеса на една компания, отколкото традиционните съкращения на разходите в това отношение.

10. Назначете отговорен

Направете някого отговорен за постигане на целите за съкращаване на разходите. Целият този процес трябва да се управлява, за да не се стигне до ситуация, в която спестените пари в една област се харчат в друга.