Дойде ли време за ограничаване на работните срещи?

Едно съобщение наскоро от Shopify изглежда предизвика ентусиазиран отговор: а именно, разреждане на служебните срещи, пише колумнистката на Financial Times Ема Джейкъбс.

Главният оперативен директор на платформата Каз Неджатиан обяви в Twitter новото правило: „Срещите са грешка. От началото на 2023 г. анулираме всички срещи в компанията с повече от двама души. Нека върнем на хората времето им за съзидание. Фирмите са за тези, които изграждат, а не за мениджърите“. Той също така забрани срещите в сряда и постанови, че тези с 50 или повече души могат да се провеждат само между 11:00 и 17:00 в четвъртък. В бележка до персонала Неджатиан обясни: „Shopify планира да изтрие близо 10 хил. събития, което се равнява на приблизително 76 500 часа срещи“.

Хората обичат мерките за производителност и особено тези, прилагани към срещите. Преди няколко години Джеф Безос предизвика шум с правилото си за двете пици, което означава, че на срещите трябва да присъства само толкова хора, колкото могат да изядат две фамилни пици. Основателят на Amazon също забрани PowerPoint и настоя всички срещи да започват с мълчание, така че присъстващите да могат да прочетат подготвителна бележка, описваща дневния ред, тъй като беше уморен от зле подготвени ръководители.

Елиминирането на срещите среща одобрение. В крайна сметка никой не излиза от училище с надеждата да направи кариера, влизайки от среща в среща. Но много бели якички губят твърде много дни в такива безсмислени събития, отклонявайки се от дневния ред (ако изобщо има такъв), в резултат на което прекарват нощи или уикенди в наваксване на текущата си работа. Един бизнес консултант направи проучване в глобална компания за потребителски продукти и установи, че директорите в предприятието (с персонал от около 500 човека) „колективно прекарват повече от 57 хил. часа годишно в постоянни срещи, което е еквивалентът на шест години и половина.“

Това беше преди пандемията. Дистанционната работа предизвика допълнително раздуване на срещите. Миналата година Microsoft обяви, че за средния потребител на приложението Teams броят на срещите на седмица се е увеличил със 153 процента в световен мащаб след налагането на локдауните. „Тенденцията е ясна“, посочва технологичната компания. „42 процента от участниците извършват много задачи по време на срещите, като активно изпращат имейли или електронни съобщения – и това не включва практики като четене на входящи мейли и съобщения, работа с файлове, които не са свързани със срещите, или активност в интернет“, се казва още.

Миналата година Джейкъбс разговаря със служители на компании, участващи в експеримента с четиридневната работна седмица, който предлагаше на персонала 100 процента от заплащането за 80 процента от работната седмица без намаление на продукцията. За мнозина очевидната ефективност беше спестяването на срещите. Един директор в компания за игри в Лондон намали наполовина времето, прекарвано в срещи, и по-късно слушаше записи от тях, докато изпълняваше други задачи като администратор. Но друг каза: „Доста често канех хора, защото чувствах, че ще се разстроят, ако не са на срещата, докато не ми просветна, че ги каня по грешна причина. Прекъсването на техните утвърдени работни практики им помогна да преоценят своите рутинни дейности и да станат по-продуктивни“.

Други изразиха загриженост относно ефектите от прекалено жестокото отношение към срещите, като загубата на социалност и излагане на нови идеи. Един се притесняваше, че това намалява възможностите за по-младите работници да се учат от по-възрастните си колеги.

Така че, да, ограничете срещите. Приложете строгост. Създайте възможности за съсредоточаване върху работата. Но не се изненадвайте от нежеланите последствия.