Balkan Services автоматизира изготвянето на финансови отчети чрез BI система

Eкспертите от консултантската IT компания Balkan Services изграждат приложение за бизнес анализи, което улеснява и ускорява процеса на ежемесечно отчитане на финансовите резултати - т.нар. функционален P&L. То е базирано на водещата в световен мащаб BI платформа Qlik.

BI приложението за изготвяне на отчетите заменя сложен процес по експорт на необходимата информация от Excel, което е особено времеемък процес. Приложението позволява на финансистите не само по-ефективно да изготвят месечните отчети, но също така да следят цялостното представяне на компанията, да проверяват ключови показатели за дейността и да изготвят справки и анализи до най-ниско ниво.

Реализация в кратки срокове

Едно от последните успешно осъществени приложения е с "Интерснак България", част от водеща германска група компании на европейския снакс пазар и един от безспорните лидери на снакс пазара в България. Проектът е стартиран в началото на ноември 2020 г., а неговото реализиране преминава през няколко основни етапа и отнема само няколко месеца.

Първата фаза обхваща екстракт на данни от ERP системата на "Интерснак България", с които да се "захрани" новото приложение за бизнес анализи - включително информация за продажбите, детайли за документите и фактурите, счетоводни данни, както и характеристики по клиенти и артикули. В средата на декември първата версия на отчетите на ниво месец и компания вече е налична и достъпна.

Вторият етап на проекта се оказва по-предизвикателен, тъй като налага разработването на специфичен модел за разпределение на разходите по отделни показатели. Положените усилия се отплащат и в края на януари чрез Business Intelligence системата финансовият отдел вече работи на най-детайлно ниво.

През последната фаза, която приключва в края на февруари, в системата се импортират и прогнозните данни за финансовите резултати на компанията, които позволяват във всеки момент да се прави сравнение с настоящото състояние или със същия отчетен период за минали години.

"Всички данни се актуализират ежедневно и компанията има възможност да ги следи непрекъснато. С този проект ще се облекчи значително процесът по изготвяне на отчетите на Интерснак България за анализ", отбелязва Димитър Проданов, BI архитект и партньор в Balkan Services.

Той допълва, че BI системата ще даде не само пълна картина върху финансовия резултат, но и детайлен поглед за всяка една отчетена стойност и извършена операция. Чрез специализирани управленски табла потребителите на новото решение ще имат достъп до справки, ключови показатели и синтезирана графично представена информация за развитието на бизнеса.

Зад крайния успех

Дългогодишната съвместна работа между екипите на "Интерснак България" и Balkan Services, както и установената добра комуникация между тях, са сред ключовите фактори за успешното реализиране на проекта.

"Сътрудничеството ни с екипа на Balkan Services според мен е пример как трябва да се работи - изключително кооперативно и много позитивно. Чувствахме се клиент, защото наистина се отделяше внимание да се разбере какво искаме, да ни се предложат варианти и да се направи това, от което имаме нужда. Имахме и подкрепа при формулирането на нашите желания, а това е наистина безценно, споделя Андреана Матева, финансов директор в Интерснак България."

Както при всеки един проект, предизвикателства има не само при неговото управление, но и при техническото му изпълнение. Експертите от Balkan Services успяват обаче да се справят бързо дори и с изненадващи премеждия само ден преди стартa на BI приложението.

"Малко преди официалното пускане на системата, технически проблем причини загуба на работа в крайното представяне на отчетите, но благодарение на бекъпите, всичко беше възстановено в рамките на 2 часа", разказва Проданов.

За него именно добрата подготовка - в случая старателното поддържане на архиви с максимално актуална информация, е от ключово значение за успеха на всеки един проект и с нея не трябва да се прави компромис.

Очаквани резултати 

"Системата ни дава спокойствието и сигурността, че можем бързо и лесно да извадим отчет и съответно имаме освободен времеви ресурс, който да фокусираме върху други не по-малко важни задачи. Този резултат няма финансово измерение, но е изключително важен не само за по-добрата работа на компанията, а и за мотивацията на служителите", отбелязва финансовият директор на Интерснак България.