Електронното трудово досие sHRedy, което пести време и усилия на работодатели и служители

Електронните трудови досиета елиминират използването на хартия в отношенията между работодатели и служители. Те включват всички документи, които традиционно се изготвят на хартия – като трудови договори, заповеди за отпуск, служебни бележки, командировъчни и други. Същите документи могат да бъдат генерирани, подписани и съхранявани електронно, като това спестява време и усилия както за работодателите, така и за служителите. Възможността за достъп до тях по всяко време, без значение от физическо местоположение, е ключовото предимство на дигитализацията. Това обясни в новия епизод на поредицата Investor Meet Юлиян Маслянков, вицепрезидент направление „Услуги за застрахователната индустрия“ в „Сирма Груп Холдинг“ АД и директор продуктово развитие за sHRedy.

Компанията започва да разработва своето софтуерно решение sHRedy в началото на 2020 г., преди пандемията, малко след като излизат новите нормативни актове, които регламентират електронните трудови досиета. Целта е да замени хартията и да се интегрира с вече съществуващи софтуерни решения в бизнеса.

Маслянков посочи, че всички компании може да се възползват от електронните досиета, без значение колко са големи, но за да е оправдана инвестицията, компанията трябва да има поне 15-20 служители. За по-малките фирми "Сирма" предлага специални планове, които могат да направят внедряването на решението още по-достъпно.

Юлиян Маслянков

Юлиян Маслянков e вицепрезидент направление „Услуги за застрахователната индустрия“ в „Сирма Груп Холдинг“ АД и директор продуктово развитие за sHRedy. Сериен предприемач с над 25 години професионален опит в изграждане на иновативни софтуерни решения за ентърпрайс клиенти, с опит в големи международни компании и стартъпи. Дългогодишен главен изпълнителен директор на „Ти Би Ай ИНФО“, придобита от „Сирма Груп Холдинг“ АД.

Предимствата на електронното управление на трудовите отношения стават още по-очевидни при дистанционната работа, когато служителите работят от различни точки на света. Маслянков даде пример с актуализация на възнагражденията на служителите, която се случва много бързо с електронно подписани документи и се спестяват седмици, които иначе биха били необходими в традиционната система.

Юлиян Маслянков подчерта, че интегрирането на електронните трудови досиета не само спестява време и ресурси, но и подобрява ефективността на компаниите в дългосрочен план. 

Освен това sHRedy осигурява на служителите достъп до техните документи дори след прекратяване на трудовото им правоотношение. Това е важно, защото дава възможност на бившите служители да се запознаят с трудовия си стаж и документи, което е в съответствие с наредбата за защита на тези данни.

Процесът по внедряване на sHRedy

Внедряването на софтуера може да бъде направено бързо, като компании с до 100 служители могат да започнат да използват системата в рамките на една седмица. За по-малки компании има специален пакет, който осигурява лесна конфигурация на системата без необходимост от специализирани екипи. Системата е облачна, не изисква специална инфраструктура и предоставя пълна свобода за конфигуриране, като цената за малки компании (до 20 служители) е 169 евро на месец с включени електронни подписи.

По отношение на мерките за сигурност sHRedy прилага високи стандарти, включително задължителна двуфакторна автентикация при влизане в системата, съобразена с наредбите за защита на личните данни. Документите и подписите се обработват чрез квалифицирани доставчици на удостоверителни услуги, като "Евротръст" и "Борика", осигурявайки многослойна защита. Допълнително, системата може да бъде инсталирана в частна инфраструктура или облак.

Интересът към електронните трудови досиета в България нараства, но темпът на внедряване остава бавен, като страната ни изостава в дигитализацията на бизнес процесите, коментира Маслянков. Въпреки това sHRedy вече управлява над 10 хил. електронни досиета в над 30 компании, което показва положителна тенденция. По думите му основното предизвикателство пред по-масовото навлизане е психологическата бариера и ниската технологична адаптивност на бизнеса.

"Сирма" планира разширяване на sHRedy и на чужди пазари и активно проучва възможностите за навлизане. В някои държави регулациите са по-облекчени, което създава както предимства, така и предизвикателства при внедряването, коментира Маслянков и допълни, че има интерес от международни компании, които вече използват sHRedy в България и искат да приложат решението и в други държави.

Гледайте целия разговор във видеото.