Елена Вълева: Иновациите в административните процеси пестят време и ни правят по-ефективни

Интервю  с Елена Вълева, ръководител „Администриране на персонала“, Kaufland България.

Какви иновативни практики, които използвате в Kaufland, бихте изброили относно въвеждане на нови служители?

В Kaufland България имаме специална онбординг програма, която комбинира интерактивни онлайн обучения, менторство и практически задачи. Тя започва още при кандидатстване чрез онлайн формуляр – данните от него автоматично се прехвърлят в системата, улеснявайки подготовката на документите за наемане. Основните елементи на обучението включват въвеждаща презентация за структурата и културата на компанията и on-the-job training, подкрепени от индивидуален план с конкретни теми и проекти спрямо позицията. Напредъкът на всеки отново се проследява през онлайн платформата, в която всеки ръководител може да отбележи как новият колега навлиза в процеса.

Освен това предлагаме специално разработени въвеждащи програми за различните позиции, каталог с над 30 теми, разработени с външни партньори и достъп до различни платформи като LinkedIn Learning, което гарантира по-бърза интеграция и усещане за принадлежност. До момента над 1000 души са преминали поне две от 37-те онлайн обучения, които сме внедрили.

Какво е вашето виждане за дигитализацията на административните процеси в HR?

Дигитализацията е от решаващо значение за ефективното управление на хора и процеси. Например един дигитализиран процес по въвеждане на служител би намалил времето за навлизане на всеки нов колега и би подобрил работните резултати. В Kaufland автоматизираме административните дейности, което осигурява бърз и лесен достъп на служители, мениджъри и ръководители до необходимата информация и услуги, оставя повече време за съществената работа или фокус върху стратегически инициативи като обучения на служителите. Не на последно място смятам, че иновациите в администрацията на персонала водят и до намаляване на разходите, пестят време и ни правят по-ефективни.

Елена Вълева. Снимка: Kaufland България

Какви нововъведения направи HR екипът в Kaufland България и как те повлияха на дейността на компанията?

През последните години изцяло дигитализирахме процеса по подбор, който вече споменах накратко, чрез специално разработена онлайн платформа, която покрива всички етапи – от публикуването на обяви и постъпването на кандидатури до интервюта, оценка и обратна връзка. Данните от онлайн формулярите се прехвърлят автоматично към системата за администриране, което улеснява и ускорява подготовката на необходимите документи за наемане. Интегрирали сме процес по електронно подписване на документи по трудовото правоотношение и електронно досие.

Едно от последните ни креативни решения е чатботът „Кала“, който подпомага кандидатите на всяка стъпка от процеса по подбор и отговаря на ключови въпроси. С мобилното приложение Kaufland Connect поддържаме ефективна вътрешна комуникация между всички отдели и звена в компанията.

Постигнахме по-ефективно администриране на персонала чрез иновации като обособяването на регионални администратори на персонала, което подобри комуникацията с децентралните звена, повиши качеството на работа, намали риска от грешки и оптимизира разходи. Колегите ни имат възможност чрез мобилна платформа HR-Portal да подават заявления за отпуск или хоум офис, да преглеждат лични данни, фиш за заплата, извлечение за отработено време. Смятам, че всяко едно от нововъведенията допринася за високия резултат от 100%, който получихме в категорията „Дигитален HR“ при сертифицирането на компанията като Top Employer за седма поредна година. 

Какво е процентното съотнoшение на вътрешно повишените служители в Kaufland България?

Благодарение на мащабните вътрешни обучителни програми и инициативи за управление на таланти близо 46% от служителите остават в Kaufland България над 3 години, а 80% от ръководителите са вътрешно развити и повишени.

Какъв е процентът на жените в мениджмънта?

През 2024 г. 72% от служителите в Kaufland са жени, 53% от ръководните позиции се заемат от жени..

Как поддържате баланса между нуждите на организацията и удовлетвореността на служителите?

Ежегодно провеждаме вътрешно проучване за удовлетвореност, в което през миналата година се включиха близо 5000 души. Резултатите показват, че 88% са доволни от работата и сътрудничеството с прекия ръководител, а над 85% споделят, че се чувстват ценени като част от екипа на Kaufland. Повече от 84% споделят, че получават признание за работата си и важния си принос за успеха на компанията. Тези високи проценти са резултат от целенасочените ни усилия да бъдем работодател за пример.