Й. Карабинов: Всеки един процес в организацията има нужда от вътрешен одит

Йордан Карабинов, MBA, ACCA, CIA е започнал своята кариера в ПрайсуотърхаусКупърс България през 1997 г. От 2000 г. е продължил кариерата си в Холандия, където е работил за Алкател-Лусент, Дженерал Електрик и Арвин Меритор. За последните 3 организации Карабинов е работил в качеството си на мениджър Вътрешен одит и е извършвал вътрешни одити в 14 страни в Европа, САЩ и Австралия. Карабинов има MBA от IMD, Швейцария от 2004 г. От 2008 г. Карабинов е Управляващ съдружник във фирмата JK&Partners, която предлага услуги в областа на вътрешния одит и управлението на риска.

Йордан Карабинов ще бъде лектор на конференцията "Корпоративно управление и вътрешен контрол", която ще се проведе с медийното партньорство на Investor.bg на 6 април 2012 г.

- Г-н Карабинов, в кои процеси на фирмата е наложително да има вътрешен одит? Да си представим една производствена компания. Само във финансите ли трябва да има одит или и в качеството на производството, контрол по безопасността на труда и т.н.?

Според мен във всеки един процес на организацията  трябва да има вътрешен одит. Често отделът за вътрешен одит (ОВО) одитира финансовия отдел, но ОВО се фокусира върху всички отдели, като продажби, производство, логистика, покупки, качество и т.н. Фокусът на работата на ОВО е да провери дали в процеса на работата служителите са спазили вътрешните правила и дали ресурсите на организацията са използвани целесъобразно и с грижата на добър стопанин.

Фокусът на ОВО се определя от нивото на риска в дадения процес или отдел. Фокусът се определя също и от ръководството. Например ако ръководството прецени, че в даден процес или отдел има нещо, което го притеснява, то насочва ОВО в тази посока.

- Трябва ли да има предварително зададени правила, за изпълнението на които да се извършва контрол?

Това  е едно от основните изисквания за да може един одит да бъде обективен. Ако в дадения процес, отдел или област няма разработени вътрешни правила, които аз наричам процедури за работа, които определят начини, правила, срокове за изпълнение, отговорности и формати на докладване, одитът не може да бъде полезен.

Липсата на правила за работа поставят ОВО  в ситуация, в която одиторите нямат база за сравнение с която да определят дали едно действие, бездействие, срок за изпълнение, формат на справка или отговорност за дадено действие от определен служител е правилно/неправилно, достатъчно/недостатъчно или професионално/непрофесионално.

Процедурите определят обективните критерии, по които се съди за качеството на дейността  на служителите. Когато няма обективни  критерии за работа, ОВО могат да бъдат  обвинени в пристрастие, неразбиране  спецификата на работа в дадения  отдел или процес и в непрофесионализм.

- Необходимо ли е да има  документиране на процеси и събития, на база на които да се прави одита?

На  базата на споделеното по-горе, считам че е абсолютно необходимо всички, а когато това е невъзможно поне основните бизнес процеси, да бъдат  документирани в съответните  процедури за да може да се направи  един ефективен вътрешен одит.

В нашата дейност в България ние основно предлагаме на клиентите да им разработим първо процедури и после да им направим вътрешен одит за тяхното спазване, защото когато те искат да им направим вътрешен одит и ние ги питаме имате ли контролни процедури, отговорът почти винаги е отрицателен.

- Необходимо ли е вътрешният контрол / одит да се осъществява от специално назначен човек или той е задължение на цялото ръководство?

Често в организациите има объркване  между системата за вътрешен контрол  и ОВО. Системата за вътрешен контрол е съвкупност от политики, процедури, заповеди, системи за докладване, софтуери и други подобни. Всички тези неща са задължение на ръководството, което трябва да разработи процедури, ако не може само с външна помощ, да издаде заповеди, да следи за системите за докладване и да инициира корективни действия с цел опазване активите на организацията и използване на ресурсите по целесъобразен начин и с грижата на добър стопанин.

ОВО проверява на практика дали стъпките, сроковете, заповедите и форматите  на докладване се спазват и дали ресурсите на организацията се използват целесъобразно или опазват с грижата на добър стопанин от ръководството и оперативните служители.

- Кой компании (колко големи, в кои сектори) трябва да имат отдел за вътрешен одит?

Компании  от всички сектори имат нужда от вътрешен одит. Секторът е без значение но има значение финансовия и географския мащаб на организацията. В някои страни, например САЩ, всяка компания която е регистрирана на Нюйоркската фондова борса, е длъжна да има ОВО, или ако няма, тази функция да се изпълнява от външна организация. В други страни и борси, например Лондонската, наличието на ОВО не е задължително, но е силно препоръчително.

Една  организация има нужда от ОВО когато достигне определено ниво на комплексност и определен финансов или географски мащаб. Според мен такъв мащаб в България се достига когато организацията надмине оборот от 30 млн. лева. Независимо от размера всички организации имат нужда да създадат добра система за вътрешен контрол, защото липсата на вътрешен контрол води до реални загуби, които собствениците понасят доста често.

А в период на криза, в ситуация на намалени приходи и маржове, в каквато се намираме в момента, всяка загуба на пари или пропуснати ползи е особено болезнена. Само когато загуби пари от липсата на вътрешен контрол, ръководството осъзнава, че си струва да инвестира в разработване на система за вътрешен контрол или ОВО.