Електронните писма не са напълно безплатни

Само на пръв поглед електронните писма са безплатни, защото погрешната им употреба може да коства доста на компаниите, показва анализ на Томас Джексън от британския Loughborough University и Шърман Лихтенщайн от австралийския Deakin University. Двамата икономисти са изследвали скритите разходи на електронната комуникация, пише Handelsblatt. Резултатът е плашещ: изследваните четири компании плащат между 5000 и 10 000 паунда на сътрудник за използването на електронни писма.

Според изследването преди всичко претрупването с безсмислени мейли, проблемите със сигурността и прекъсването на работния процес заради четене на кореспонденцията намаляват продуктивността на сътрудниците. При това някои от проблемите са лесно решими. Така например се оказва, че всяко пето писмо се изпраща ненужно като копие на колегите. 13% от получените писма са абсолютно маловажни, а едва 41% от писмата изпълняват всички условия за смислено предаване на информацията.

Но има и добри новини - чрез обучение на служителите за правилното използване на това комуникационно средство и чрез съблюдаване на точно определени правила тези проблеми могат да бъдат ограничени, казват изследователите. Една от възможностите, която до този момент се използва рядко, е в мейла да се формулира точно реакцията, която се очаква от адресата. 56% от анкетираните служители пък признават, че един мейл често може да се замени с разговор по телефона или личен разговор лице в лице.

Затова Джексън и Лихтенщайн препоръчват на компаниите да назначават или определят мениджър по комуникациите или друг отговорник за електронната поща. Той трябва да създаде правила за използването на електронната поща и да наблюдава електронната комуникация.  

Междувременно Yahoo Inc. започна дългоочакваното обновяване на услугата си за електронна поща. Целта е пощата да отговоря на нуждите на потребителите, които все повече използват Facebook, Twitter, Google и др. алтернативи за комуникация. Промените бяха обявени вчера и 277-те млн. потребители на безплатната електронна поща на Yahoo ще бъдат прехвърлени към новата версия през следващите няколко седмици.

Промените са основани на нов дизайн на формата на електронна поща, който беше в процес на изпитания в последните седем месеца. Новостите ще позволят обновленията от Facebook и Twitter да се показват в потребителския интерфейс на електронната поща на Yahoo. Новата поща също така ще бъде два пъти по-бърза и ще позволява изпращане на прикачени файлове до 100 мегабайта. Другите обновления включват подобрен контрол на junk-mail и възможност за чат с приятелите, които са включени във Facebook.