Кой е ключът към доброто корпоративно събитие?

Италианката Стефания Конти-Веки е основател и изпълнителен директор на EVENTagist – подбрана общност от международни експерти със специфични познания в сферата на събитийния мениджмънт. Освен че организира множество събития, Стефания дава и консултации на редица агенции за корпоративни събития, относно това кои са най-добрите иновативни решения на всеки етап от работата им. Всъщност Конти-Веки лавира успешно между множеството задачи благодарение на добрите си познания в областта на новите технологии и адекватните начини за използването им. Ето какво ни разказа тя по време на Eventex Conference в София за малките ключове към големия успех на едно събитие. 

Кое е най-важното, което един мениджър събития трябва да знае преди да започне да използва новите технологии в сферата?

По мое мнение на първо място трябва да знаеш целите и да си наясно с потребителите, които влизат в таргета ти. Не бих използвала нови технологии, ако става дума за по-възрастни хора, които не ги познават добре. Тук не става дума толкова за възрастта, колкото за уменията и за страстта към новите технологии. Това са най-важните опорни точки според мен.

Кои са най-добрите онлайн инструменти и приложения, които специалистите в областта могат да използват, за да улеснят работата си?

Използването на онлайн инструменти е една от най-добрите възможности за организаторите на големи събития. Изключително полезна е платформата Podio. Когато прехвърлите информацията си в интернет, имате възможност незабавно да я споделите с екипа си, имате постоянен достъп до нея, независимо къде се намирате. Можете да изберете да управлявате всеки етап от събитието, използвайки приложения, в зависимост от това от какво точно се нуждаете.

Тези инструменти са много гъвкави, така че можете да ги адаптирате към нуждите си. С Podio например можете да управлявате целия проект, да възлагате задачи, да поставяте крайни срокове, да споделяте непрестанно информация с другите в екипа. Има други инструменти, които са специално създадени за засилване на взаимодействието или с други цели, за работа в реално време.

Като уебинарите например?

Не съм особен привърженик на уебинарите, защото това са събития, в които хората нямат реален контакт. Човек разполага със своите презентации, с гласа си, но не успява да се докосне до другите участници. Харесвам виртуални семинари, които разполагат с пространства, в които хората наистина могат да се видят на живо, да осъществят истинска връзка. Ако имат въпроси, да не им се налага да пишат в чат програми, а спокойно да спрат говорещия и да зададат въпроса си. Това е най-добрият начин за организиране на уебинари.

Как една компания може да избере правилните инструменти и приложения, които да ѝ служат в работата?

Не е никак лесно, защото има огромен избор между прекрасни онлайн инструменти. Има два основни компонента обаче. Единият е бюджетът, а другият - мнението на експертите в сферата, които помагат в организирането на събитието - това, което правя аз. Така например мога да помогна на организаторите на всяко едно събитие, защото всеки ден тествам нови инструменти. Ако компанията няма време да опита различните приложения, по-добре да се допита до експерт.

Смятате ли, че новите технологии правят организирането на събития по-евтини?

В някои отношения - да. Можете да избегнете прекаленото принтиране на работни материали, ако използвате определено приложение, ако гостите използват мобилни устройства. Освен това можете да дадете възможност на участниците да използват собствените си устройства, така че не са ви нужни средства за допълнителна техника, която хората не знаят как да използват. Приложенията често са безплатни или са изключително евтини. Разбира се, един iPad не е никак евтин, но пък може да се ползва многократно.

Отворени ли са малките компании към ползването на съвременните онлайн инструменти?

За да бъдеш конкурентоспособен на този пазар, трябва да използваш до някаква степен новите технологии. Много хора обаче се опитват да ползват таблети и приложения, само защото искат да са в крак с времето, да са иновативни. Често става дума повече за маркетинг, за това да си по-добър от конкурентите си. Жалко е, когато компаниите инвестират в различни инструменти, но не знаят как да извлекат максимално голяма полза от тях.

Имате ли някакви впечатления от България и бихте ли дали някакви препоръки на българските специалисти в организирането на събития?

За съжаление не познавам българския пазар. Очаквах да пристигна тук и да се сблъскам с повече проблеми. Открих много добри експерти в областта на технологиите, владеещи перфектен английски, което е изключително важно. В Италия например професионалистите в сферата често са много заети, фокусирани са върху ежедневната си работа, логистиката, стратегии, но нямат време да учат езици, да бъдат в крак с времето. Изключително важно е човек да продължава да се учи.