Предизвикателството home office

Кои са основните предизвикателства за организацията на работата при home office?

1. Контролът

Едно от най-големите опасения на работодателите са за спад на ефектвиността и продуктивността на работа от вкъщи. Личната мотивация и самодисциплина имат много по-силна роля при home office, тъй като мениджърът няма как да наблюдава работния процес толкова непосредствено.

В Кодекса на труда са посочени минималните изисквания по отношение на отчетността на служителите, работещи от вкъщи – ежемесечен отчет за извършената работа. Бизнес динамиката обаче едва ли може да разчита на формален отчет веднъж в месеца. Решението се намира в различни системи, приложения и протоколи за проследяване на дейността и изпълнението на задачите.

Редица компании използват софтуер за проследяване на дейността на служителите си (напр. Jira Software, WakaTime и др.). Възможно решение е и отдалечен достъп до компютрите в офиса на работодателя, като това дава и някои предимства по отношение на сигурността на съхранение на информацията – на общ защитен сървър, вместо на личния компютър у дома.

В някои фирми се следи за изпълняването на задачи чрез изпращане на имейл, когато служителят започне да извършва работата и когато я приключи, чрез „фишове“ за изпълнена дейност или чрез дневен отчет на ангажираността и реализираните операции.

Всичко се свежда до трудовата политика на дадения работодател – съответният приложим подход зависи от договореностите между страните и от вътрешните правила на фирмата.

2. Защитата на личните данни

Работата от вкъщи предполага боравене от разстояние с информация, която представлява лични данни по смисъла на Закона за защита на личните данни и GDPR или е търговска тайна на работодателя. Независимо че работата с подобна деликатна информация се случва извън офиса на работодателя, отговорността за нейната защита остава негова, а не на служителя. Работодателят е длъжен да осигури защита на данните, включително чрез необходимия софтуер и нива на достъп както при служебните устройства, така и при компютрите в дома на служителя, разписване на правила за работа и съхранение на информация и документи, за канали и начини на водене на служебна комуникация и пр.

В случай че работата от вкъщи предполага боравене с документи и досиета на хартиен носител, работодателят може да инсталира система за наблюдение в дома на работника/служителя, но само след негово писмено съгласие.

3. Отговорности  при трудова злополука

Home office е сравнително ново явление за българския бизнес. И ако въпросите по отношение на злополуки на работното място са ясно разписани и с богата съдебна практика, то при работата от вкъщи нещата не са точно така. Има редица неясноти по отношение на това как работодателят извършва оценка дали работната среда отговаря на изискванията на закона, как се извършва преценка дали дадена злополука е трудова.

Предоставена е широка свобода при определяне на условията за извършване на работа от вкъщи и именно тук е важно работодателят да заложи и разпише предварително задълженията и отговорностите, които биха имали отношение и при ситуация на злополука. Работодателят е задължен да предостави пълна информация за рисковете на работното място, за изискванията за безопасност и здраве при работа и конкретни инструкции за работа с предоставеното оборудване. В същото време при home office може да бъде уговорено използването на собствено оборудване на служителя, като му бъдат прехвърлени и задълженията за поддръжката на работната техника и пространство.

В заключение

Настоящата извънредна ситуация създава множество предизвикателства. Работодателите са принудени да се приспособяват, да взимат бързи решения и мерки, да се учат в движение. Въпреки това от създалите се обстоятелства могат да се извлекат и ползи. Сега е моментът работодателите да оптимизират работния процес, да подобрят комуникацията между служителите в екипа, да създадат централизирани системи за обмен на служебна информация и пр.

От особено значение е да се направи оценка и на киберсигурността в компанията. Предвид кризисното положение, в момента е налице благоприятна среда за реализиране на киберпрестъпления и кражби на лични данни. Тези престъпления ще имат все по-голямо значение и носят все повече рискове, затова е необходимо работодателите да предприемат действия за предотвратяването им и да използват времето на извънредна ситуация максимално в своя полза.