Големите правила на работните видео срещи

В ерата на коронавируса много от нас се трансформираха за една нощ от работещи от домовете си в активни потребители на услуги за видео разговори. Ние все повече разчитаме на услуги за видеоконферентни разговори като Zoom и FaceTime, за да говорим с колеги и партньори, пише Браян Чен за New York Times.

Неизбежно, когато домовете и работните ни места се сливат в едно, границите между нашия личен и професионален живот започват да се размиват и възникват неудобни ситуации.

Досега може би сте провели няколко видео разговора с колеги, които са провеждали срещите си от странни места, като баня или килер, за да избегнат децата си. Има и хора, които оставят децата и домашните си любимци да бъдат част от срещата. Това е симпатично, но също така може да удължи срещите или напълно да ги провали.

„Има технически проблеми и цялостен дискомфорт – хората не са свикнали да бъдат на екрана“, твърди Илейн Куин, предприемач от Чикаго и автор на книгата „There’s No Place Like Working From Home”. “Те не мислят, че трябва да се огледат, за да установят какво ще видят хората“.

Всички го разбираме. Никой не беше наистина подготвен за този преход и има ограничения върху това, което всички можем да направим. Но сега имате възможност да станете по-добри с колегите си във видео разговорите.

За това обаче ви е нужна малко подготовка, която да ви отведе по дългия път, в който разговорите ще станат по-поносими както за вас, така и за вашите колеги.

Тествайте всичко предварително

Най-голямата пречка при видео разговорите е качеството на самата връзка. Ако не можете да видите или чуете колегата, какъв тогава е смисълът на цялото обаждане?

Така че преди да се свържете с другите, най-малкото, което можете да направите, е да се уверите, че разговорът може да изглежда и звучи добре. За целта е нужна минимална техническа проверка в няколко стъпки:

• Проверете уебкамерата. Потребителите на Mac могат да пуснат приложението Photo Booth, а тези с Windows могат да изберат Camera от Start бутона. Така можете да видите как ще изглежда всичко. Нагласете камерата под такъв ъгъл и спрямо светлината от прозорците, така че да изглеждате добре, а колегите ви да ви виждат нормално. Важно е да проверите какво има на фон зад вас. Всичко, което не обичайно не искате колегите ви да видят, трябва да бъде извън кадъра.
• Тествайте микрофона. Уверете се, че носите слушалки с микрофон или имате външен такъв. Обичайно микрофоните, които са вградени в лаптопите, звучат доста зле. Най-лесният начин да проверите звука, е като се обадите на приятел и го попитате дали ви чува добре. Ако не, тогава имате възможност да коригирате.
• Проверете скоростта на интернет връзката. Тъй като толкова много хора са в домовете си и използват интернет по същото време, връзката се забавя в редица квартали. Посетете speedtest.net, за да проверите състоянието на връзката при вас. Ако тя е под 20 мегабита в секунда, има голяма вероятност картината ви да е пискелирана и да има забавяне в предаването на звука.

При групови разговори спирайте звука

Това може да изглежда очевидно, но доста хора забравят да спират микрофоните си преди да се присъединят към разговор с много колеги.

Това може да обърка разговора, защото има шанс да се чува лаенето на нечие куче или детски крясъци. При видео услуги като Zoom и Google Hangouts има опцията да изключите микрофона преди да се присъедините към виртуална среща, като всички, освен човекът, който води разговора, трябва да го направят. Пускането на звука става само когато е ваш ред да говорите.