От 1 юни хартиената трудова книжка отива в историята и става електронна

От 1 юни 2025 година хартиената трудова книжка отива в историята. Тя става електронна и се превръща в е-документ или единен електронен трудов запис, част от новия Регистър на заетостта, който ще бъде създаден и поддържан от Националната агенция за приходите (НАП). В него ще се съхранява цялата информация за трудовия стаж, осигурителните вноски, длъжности, работодатели и други ключови данни от професионалната ни биография.

При сключване на трудов договор работодателят е длъжен да впише данните в единния регистър на заетостта. При прекратяване на договора той също е длъжен да впише тази информация в регистъра. Всеки работник ще има достъп до своя електронен трудов запис.

В момента по закон хартиената трудова книжка трябва да се съхранява от работещия, като с негово съгласие се предоставя на работодателя. В нея се отбелязват данни, които са от значение и за осигурителните права, включително длъжност, възнаграждение и стаж.

Хартиените аналози не отпадат веднага

С въвеждането на електронната трудова книжка от 1 юни тази година хартиените аналози не отпадат веднага. Работодателите имат срок от една година (до 1 юни 2026 година) да оформят и върнат на служителите си хартиените трудови книжки, като впишат в тях трудовия стаж до 1 юни 2025 г.

Работодателите ще имат достъп до данните за наетите от тях лица, с изключение на данните за размера на трудовите възнаграждения и изплатените обезщетения.

А ако някой изгуби трудовата си книжка след 1 юни 2025 г., съответната дирекция „Инспекция по труда“ ще му издава нова и с вписани данни за трудовия стаж, придобит преди 1 юни 2025 г. Това ще става въз основа на писмено заявление-декларация на работника или служителя, към което се прилагат удостоверения от работодателите, при които е работил, и други оригинални документи, които съдържат тези данни според приетите промени в Кодекса на труда (КТ).

Запазват се сроковете за вписване на данните – в тридневен срок от сключването или изменението и в седемдневен срок от прекратяването на трудовото правоотношение.

Значително се разширява обемът на данните, които ще подлежат на вписване, посочват от EY.

При сключване на трудов договор вече ще се вписват данни за началото на изпълнението на трудовия договор, продължителността на работното време и уговорения платен годишен отпуск.

При изменения на трудовия договор, освен промените в срока, длъжността и работното място, ще се регистрират и промените в основното възнаграждение, продължителността на работното време, размерът на основния платен годишен отпуск и получените запорни съобщения.

При прекратяване на трудовото правоотношение, освен датата на прекратяване и основанието за прекратяването му, работодателите ще трябва да вписват и допълнителни данни за: използвания платен годишен отпуск, полагащ се за годината на прекратяване на трудовото правоотношение; продължителността на времето, което се признава за трудов стаж, и времето, което не се признава; датата на изплащане на обезщетенията при придобиване правото на пенсия за осигурителен стаж и възраст, както и при прекратяване на трудовото правоотношение поради болест; данните за запорните съобщения към момента на прекратяване на трудовото правоотношение.

Какво се случва с трудовите книжки след промяната

Работодателите имат задължението да оформят трудовите книжки на наетите от тях лица в срок от една година, от 1 юни 2025 г. до 1 юни 2026 г. или при прекратяване на трудовото правоотношение в този период, като впишат данните за трудовия стаж на наетите лица към 1 юни 2025 г.

След оформянето им, трудовите книжки следва да се върнат на лицата и да се съхраняват от тях, тъй като те остават официален удостоверителен документ за вписаните в тях обстоятелства, свързани с трудовата дейност на лицата за периодите преди 1 юни 2025 г. Препоръчително е връщането да бъде документирано.

Подготовката за промяната изисква компаниите да актуализират своите вътрешни процеси, свързани с назначаване, изменение и прекратяване на трудовите правоотношения, за да отговорят на новите законови изисквания. Наетите лица трябва да бъдат информирани за предстоящите промени и организация на процеса по събиране и оформяне на трудовите книжки.