Защо са важни бизнес стандартите?

Бързото навлизане на иновациите и новите технологии в индустриите налага необходимостта от преработване, изменение и корекция на съществуващите и разработените стандарти в бизнеса. Тази тенденция се задълбочава напоследък с хармонизирането на стандартите на Европейския съюз с тези на страните членки, твърди Стели Димитрова, управляващ директор на XAPT Solutions.

Това задължава и фирмите, които следват тези стандарти, да реагират бързо при промяна на изискванията, което значи и да разполагат с нужните средства и инструменти да въведат промените в организациите си.

Стандартите са общопризнати правила и норми. Те включват подробни технически спецификации, процедури за производство, за дистрибуция, методи за изпитване и оценяване на съответствието, за управление и осигуряване на качеството, за сигурност на информацията, за счетоводна отчетност, за управление на бизнес процеси и т.н.

При прилагането на определени стандарти неизбежно се постига по-добра ефективност от дейността на компаниите,  както и се удовлетворяват в по-голяма степен очакванията на потребителите и клиентите.

По думите на Димитрова стандартите повишават безопасността на продукцията, осигуряват стабилни характеристики на продуктите, процесите и услугите и служат за осигуряване на контрол и подобряване на качеството. Освен това те подпомагат пригодността за употреба на продуктите по предназначение, водейки до икономии при производството. В допълнение към всичко това позволяват на компаниите да спазват европейското законодателство, подпомагат конкурентоспособността на компаниите и улесняват бизнеса между партньори. Не на последно място те спомагат за поддържането на екологичното равновесие и опазването на околната среда.

Организациите могат да реагират адекватно на случващите се промени, използвайки системи за управление, които, ако са достатъчно гъвкави и добре внедрени, подпомагат контрола и ефективността в ключови сфери на дейността на фирмите.

Има редица характеристики, които според XAPT Solutions трябва да притежава една ERP или CRM система, за да удовлетворява изискванията на стандартите. Най-общо те зависят от вида на стандарта, който дадената фирма търси да покриете в дейността си, както и от спецификата на нейните процеси и процедури.

По думите на Димитрова при различните стандарти има някои общи изисквания, които следва да се търсят при избора на ERP система:

- Сигурност - всички стандарти изискват наличие на добра система за сигурност. Наличието на функционалност за ограничаване на права и роли, достъп до приложението и неговите функции е основополагащо за всички видове стандарти. При някои стандарти, като GMP и SOX изискванията по отношение на сигурността са особено строги;

- Регистър на промените - изисква се при доста от стандартите с цел проследяване на действията на потребителите по осигуряване и управление на качеството на продукта и/или услугата;

- Проследяване по серийни/партидни номера - при много от стандартите за управление на качеството, както и при добрите производствени практики се изисква да се прави пълна права и обратна проследимост по партиди или серии на продукцията, нейните полу-фабрикати, както и на материалите, които са вложени в нея. При комплексните производства с множество нива на разходните норми, това пълно проследяване е трудоемко, особено при партидни досиета, организирани на хартия;

- управление и одобрение на документи - наличието на тази функционалност в ERP системата без съмнение улеснява провеждането на междинни проверки и одити. Възможността да се одобряват документи по електронен начин, чрез електронен подпис прави процеса много по-ефективен и бърз;

- Съхранение на документи - възможността да се съхраняват документи в електронен формат, прикачени например към записите за продажби в ERPсистемата, правят много по-бързо проследяването на цялата документация, свързана със сделката. Добро приложение на тази функционалност например е съхраняването на електронни копия от рекламационните писма на клиентите към регистъра с несъответствия;

 - Осигуряване на качеството - стандартите изискват да се пази регистър на направените проверки, както и резултатите от тях. Добрата ERP система би следвало да предоставя възможност за съхраняване в електронен вид на всички проверки и да документира резултатите от тях в електронен вид, така че да бъдат винаги достъпни за вътрешна и външна употреба;

 - Контрол на версиите - на оферти, поръчки, разходни норми, технологични маршрути, показатели и параметри на партида, анализни сертификати и пр. Почти всички стандарти изискват софтуерът, в който се създават продуктите, да предоставя средство за контрол и верификация на данните.

 - Контрол на процесите - в добавка, почти всички стандарти за качество и добри практики налагат ERP системата да съхранява пълна информация за реалното производство.

Очакванията за в бъдеще са към засилване на изискванията към производителите и търговците, вече не само във фармацевтичната и химическата промишленост, но така също и към предприятията от козметичната и хранително-вкусовата индустрия, които се очаква да станат все по-регулирани. Като цяло Стели Димитрова очаква увеличаване на разходите на компаниите по поддържане и отговор на изискванията на избраните от тях стандарти. Неминуемо това означава компаниите да се ориентират към ERP решения, които са гъвкави и които могат да намалят усилията по внедряването, поддръжката и одитите за спазване на стандартите.