Как да спестите 3000 евро на година с кликване върху един бутон

Колко наистина струва препечатването на документите, които пристигат в хартиен или PDF формат, но чиито файлове в Word трябва да възстановите, за да ги използвате? Повечето от нас дори не се спират, за да направят изчисленията, тъй като им се струва (погрешно), че става въпрос за дреболия. Подробното проучване на технологията за изследване на операциите, проведено в широк кръг от организации, показа, че тази „дреболия“ всъщност е доста голяма. Дори много голяма.

Говорим за загубата на 250 – 500 работни часа годишно за организация с 50 служители в офиса. Приведено към работните заплати в България, това е около 3000 евро на година – три хиляди евро за организация с 50 служители! А ако в организацията Ви работят 300 – 500 души, какъвто е случаят с много публични организации? Сами можете да направите сметката.

В държавните организации препечатването на документи е един от най-важните фактори, допринасящи за ниската производителност на работата в офиса. Не става въпрос само за очевидното пилеене на пари; препечатването създава „тесни места“ в процедурите, което се изразява в намалена скорост и гъвкавост на организациите в стремежа им да отговорят на промените в потребностите на клиентите. Тази повърхностна работа намалява мотивацията за цифровизиране на процесите, увеличава грешките при копиране и чувството за раздразнение.

Събрани заедно, всички тези фактори Ви поставят в неизгодно положение спрямо конкуренцията в свят, който разчита все повече на „цифровизацията“ и по-малко на хартиените документи. Решението на проблема очевидно е просто: Сканирайте документите, пресъздайте текста и ги архивирайте с помощта на програма, наречена Оптично разпознаване на символи или OCR накратко.

Проучване, проведено от един от лидерите на пазара на OCR програми – компанията ABBYY, потвърждава, че професионалният софтуер за разпознаване на текст може да свърши вместо Вас работата по препечатването 100 пъти по-бързо от професионална машинописка. ABBYY FineReader 12 е най-новата версия на софтуера за OCR на компанията, който вече е помогнал на стотици компании в България да спестят пари и да повишат ефективността на процесите си.

Освен конвертирането на сканирани документи в редактируеми формати на MS Office, софтуерът правилно възпроизвежда форматирането, таблици, горни и долни колонтитули и др. След като процесът на разпознаване приключи, потребителят решава в кой формат да запази резултата (Word, Excel или дори PDF/A – стандарт за създаване на архиви) и дали е важно, или не да провери текста до последния знак. Всички главни действия се извършват само с едно кликване с мишката, ето защо е много лесно да се работи с него. Това означава, че не е необходимо допълнително обучение – продуктът ще започне да възвръща инвестицията веднага след внедряването му.

Независимо от задачата, пред която е изправена организацията Ви – цифровизиране на архив или само периодична нужда от трансформиране на хартиени или PDF файлове – новите технологии, като ABBYY FineReader, Ви предоставят лесно за използване и достъпно решение. И в двата случая дори служители, необучени за работа с ИТ технологии, ще могат да го използват. Точно това е причината новите технологии да са толкова ценни – те ни предоставят лесни и достъпни решения на трудни и ненужни проблеми. Толкова по-лесно е да спестите хиляди евро, като използвате FineReader – побързайте и изтеглете сега безплатно пробна версия от този уебсайт.