Липсват подготвени хора, които да извършат е-архивирането

Електронното архивиране е важна част от електронното управление и помага за поддържане на модерна и ефективна администрация в услуга на държавата, бизнеса и гражданите.

Липсват обаче достатъчен брой специалисти с профил „Информационни технологии“, които да извършат е-архивирането, няма мотивация сред наличните експерти, липсва и непрекъснато специализирано обучение, посочва нова стратегия за електронното архивиране в периода 2014 – 2020 година.

Документът е разработен от Държавна агенция „Архиви“ и е публикуван за обсъждане на Портала за обществени консултации.

На базата на изготвен анализ за ситуацията в момента в стратегията е записано, че ще бъде направена актуализация на нормативната уредба, като първо се изготви оценка на добрите практики в действащото законодателство. Ще бъдат изготвени и изисквания за изработването на софтуер за електронното архивиране, както и за обучението на персонала за работа с новите програми.

Част от необходимите средства за изпълнението на тази стратегия може да дойде от новата Оперативна програма „Добро управление“, препоръчват още авторите на идеята. Държавната агенция „Архиви“ е второстепенен разпоредител с бюджетни средства и получава финансиране основно от държавния бюджет.

Анализът на дейността на агенция “Архиви“ показват няколко сериозни слабости и рискове за изпълнението на проекта.

Едни от тях са човешките ресурси, отчита анализът. Само част от служителите са запознати с информационните системи в държавните и общинските институции, имат поглед върху процесите и са натрупали професионален опит.

Материалната база също е предизвикателство – при силно ограничените материални ресурси на агенцията трябва да бъдат осигурявани нови технологии. Анализът показва, че хардуерното осигуряване е недостатъчно, а и липсват договори за поддържане на техниката. Като цяло агенцията няма достатъчно средства за техника, софтуер и повишаване на квалификацията на персонала. 

По отношение на информационните ресурси липсва достатъчно персонал и техника за изпълнение на дейностите. Сериозен проблем представлява и липсата на осигуряване на данните, недостатъчното дисково пространство и несигурния капацитет на мрежата между отделните архиви на агенция „Архиви“.

Що се отнася до достъпа на потребителите до предлаганите от агенцията услуги – има онлайн достъп до централизираната база на справочния апарат на всички архиви, самостоятелно търсене на информация, както и издаване на справки по електронен път.

В същото време обаче външните потребители нямат достъп до новосъздадената централизирана база на системата за дигитални копия. Има нужда и от създаване на „Електронни читални“.