Михаел Бергер: Българският бизнес все още е в ранната си фаза на дигитализация

Д-р Михаел Бергер е президент на DocuWare Group - една от водещите компании в световен мащаб, които предлагат софтуер за електронно управление на информация и процеси в 90 държави, на 16 езика и има над 500 000 потребители в 12 000 организации. Той е в компанията от повече от 10 години, като преди да я оглави преминава през различни мениждърски позиции и отговаря за въвеждането на множество иновации, сред които DocuWare Cloud и DocuWare Intelligent Indexing. Има докторска степен по Информатика и компютърни науки със специализация в интелигентни системи.

DocuWare има устойчива връзка с България, защото от 20 години системата се разработва от Немечек България. Към момента над 60 специалисти са посветени на развитието и дистрибутирането на високотехнологичните решения на DocuWare.

На 19 ноември Немечек България и DocuWare ще представят пред топ мениджъри в София концепция за дигитализиране на документите и процесите във всяка организация за по-малко от 90 дни.

Като един от лидерите в сферата на електронно управление на фирмената информация и опит в десетки държави в цял свят имате ли поглед как се адаптира българският бизнес към дигиталната трансформация?

Лично аз работя в тази сфера вече 20 години и виждам как в последните няколко темповете, с които бизнесът трябва да се адаптира към променящата се среда, се забързаха драстично. И ако допреди 5 години можехме да говорим за тенденции, които да имаме предвид, когато правим дългосрочните си планове, в момента те не само се случват, но и оставят все по-малко време на компаниите за реакция. Изкуството на съвременния бизнес е да се адаптира бързо, за да бъде конкурентоспособен. Виждаме как това се отразява и на нашите клиенти – за пример, броят на потребителите на облачни услуги и броят на документите, "качени" в облака, се удвоява на годишна база.

За съжаление, въпреки че клиентите ни в България също се увеличават постоянно, все още пазарът тук изостава от тези темпове, като не говорим само за администрацията, а и за българския бизнес. А при новата икономическа реалност на световно ниво, при постоянното увеличаване на скоростта, при новите потребители, при новите регулации, дигитализацията се превръща в задължително условие за оцеляване на бизнеса. И вече не говорим в бъдеще време, а в сегашно.

Какви са основните рискове от забавянето на дигитализацията?

Дигитализацията и в частност използването на технологии за управление на информацията и процесите в компанията са един от работещите начини за запазване на конкуреноспособността на бизнеса в днешно време. От една страна, документите и информацията стават все повече и управлението им в хартиен вариант отнема изключително много ресурси – време, човешка сила, финанси. От друга страна, самите ресурси намаляват – времето е все по-важен фактор при скоростта на правене на бизнес, която се увеличава, клиентските изисквания са нови, за компаниите, включително в България, става по-трудно да осигурят работна ръка. Затова всички стратегически усилия в момента са насочени към повишаване на ефективността и производителността.

Представете си една компания с няколко офиса в различни градове в България, която не използва технологиите за документооборот и управлението на процесите. Това би означавало да се отдели огромен ресурс за съхранение и пренос на хартия, изключително забавяне на процесите, повишаване на риска от всякакви грешки - загуба на информация и важни документи, объркване на поръчки, пропускане на срокове и т.н. Във времена, в които говорим за използване на изкуствен интелект и Big Data аналитика, това изглежда нерелевантно, но все още се случва дори в големи организации.

Какви всъщност са аргументите и страховете, заради които български компании отлагат промяната, щом е повече от ясно, че това вече е безалтернативно?

Да започнем позитивно с това, че според едно изследване на ГБИТК и Siemens от 2018 г. повечето компании в България осъзнават потенциала на дигиталзиацията за развитие и разрастване на техния бизнес. Проблемът е, че инвестициите, които повечето от тях правят, са по-скоро краткосрочни и средносрочни и не са интегрирани в цялостна стратегия за дигитализация на компанията. Причините са всякакви, но сред тях се открояват нуждата от допълнително обучение на служителите, страхът от сигурността на данните, размерът на инвестициите.

Съществуват и някои митове, свързани с дигитализацията, които пречат на мениджърите да предприемат тази стъпка - някои мислят, че това е много дълъг и сложен процес, който ще попречи на същинската им работа, други мислят, че съществуването на някои документи в електронен вариант е напълно достатъчно. Често има вътрешна съпротива на служители, които успяват да убедят мнозинството, че когато нещо работи някак, не трябва да се пипа. Има и собственици на бизнеси, които смятат, че това е само за големи организации. Всички тези бариери са свързани с липсата на достатъчно информация, защото истината е, че в общия случай нито е толкова сложно, нито е толкова скъпо. Затова с нашия местен партньор Немечек България организираме събитие в София, на което ще покажем как промяната може да се осъществи за 90 дни.

Всяка организация ли може да го направи за 90 дни и как?

За 90 дни е напълно възможно един бизнес да дигитализира както документите си, така и процесите си. Това не изчерпва пътя на цялата трансформация, но е добра основа, върху която да се гради в посока към последващата автоматизация. Планът, който ние сме разработили включва три фази. В първите 30 дни се прави анализ и се сфомира екип. Втората фаза е за "сглобяване" на най-подходящото решение и информиране на хората в организацията за предстоящата промяна. Третата стъпка е същинското внедряване и обучението на хората.

Разбира се, изисква се ангажираност от страна на компанията и най-вече на лидерите в нея, които следва да са двигателите и да поведат хората спокойно през трансформацията. Но процесът не е страшен и няма да спре същинската работа. Освен това възвръщането на инвестицията започва от първия ден със спестяването на хартия, място за съхранение и най-вече с оптимизирането на времето и човешкия ресурс. Нашите решения могат да се използват на принципа на месечен абонамент, което прави вложението поносимо и предвидимо.

Можете да се регистрирате за събитието "Дигитализирайте бизнеса си за по-малко от 90 дни" тук.