Как собственици и фасилити мениджъри поддържат празните офис сгради в Европа?

Погледнати отвън, много офиси и обществени сгради в Европа в момента изглеждат затворени за работа. Отвътре обаче е различно, тъй като екипи на място опитват да приспособят обичайните си графици, за да поддържат гладкото функциониране на сградите и готовността им да отворят отново врати, когато е необходимо, пише консултантската компания JLL.

Коронавирусът нарушава правилата за работа, така че собственици и служители, отговарящи за управлението на сградите, прекарват целия си ден в балансиране на продължаващата работа по поддръжката с мерките за сигурност и проблемите със здравето и безопасността.

„Тъй като останалите в по-широкия екип на фасилити мениджмънта работят от къщи, аз на практика съм очите им на място, докато управляваме важна инфраструктура и искания на бизнеса“, казва Алън Епс, оперативен директор на подразделението за фасилити мениджмънт във Великобритания на JLL.

Това е значителна промяна спрямо няколко месеца по-рано, когато вниманието беше насочено върху управлението на преживяванията на хората на място, обяснява Шейн Бетс, ръководител на корпоративния бизнес в JLL.

“Нещата бързо се върнаха към старомодното управление на самата сграда. Празна сграда е предизвикателство за собствениците, които правилно очакват да не се засягат здравето на служителите им и сигурността на офиса им“, допълва Бетс.

На фона на по-малкото, а в много случаи и никакви хора в офиса собствениците и служителите във фасилити мениджмънта използват настоящата блокада заради коронавируса, за да направят малки проверки, подобрения и дейности, които преди това са можели да се извършват само през уикендите или през нощта, като например тестване на асансьорните системи или поправки на осветлението.

„Изпращам редовно имейли, снимки и предприемам редовни посещения, за да се уверя, че всичко е както трабвя наред с прилагането на мерки за енергийна ефективност и гарантиране, че мястото остава безопасно и отговарящо на всички правила“, казва Епс.

Основното почистване на сгради със съмнения за случаи на коронавирус също е приоритет за много собственици. Но големи ремонти са малко вероятни. „Това е разбираемо предвид предпазливостта на компаниите към разходите в този момент“, отбелязва Бетс.

Технологиите помагат

Въпреки че много дейности продължават да изискват квалифицирани инженери на място, технологичният напредък помага за по-бързото и лесно осъществяване на обикновени задачи.

Растящите нива на прогнозируема поддръжка може да открият проблеми, още преди те да се задълбочат. Освен това сградите стават по-умни и инженери могат да наблюдават сигурността им чрез видео на живо, да следят и променят енергийното представяне на сградата от разстояние, използвайки сензори, свързани с инфраструктурата й.

„Това не само помага за спестяване на разходи, но и минимизира въглеродните емисии на сградата“, обяснява Дейвид Уайтли, ръководител на отдел „Продажби и решения“ в JLL. “Освен това забелязваме страхотен напредък в използването на сензорна технология, позволяваща проверки на температурата във водните съоръжения. Това означава, че изискваните стандарти се спазват без необходимост от инженери на място.

Заради по-малкия на брой хора в сградите осветлението на неизползвани етажи е изключено напълно, а общото енергийно потребление по време на ненатоварените периоди може да намалее с 85%.

Грижа за хората

От значение е не само безопасността на сградите, но и запазването на здравето и благосъстоянието на служителите на място.

Нормалните работни графици са променени, тъй като фасилити мениджърите балансират нуждите на сградата с отсъствието на служителите, които са болни или са се самоизолирали и технологиите като видео разговори запълват празнината, когато мерките за социално дистанциране затрудняват срещите лице в лице.

Придвижването с градския транспорт също може да е проблем и изисква гъвкавост с работното време, казва Бетс.

„В Лондон, например, метрото и железопътните системи продължават да са натоварени в пиковите часове. Възможността за избягване на градския транспорт или за започване на работа в 7 ч. или 10 ч. е един от начините за намаляване на риска за служителите от зараза в пиков час“, отбелязва Бетс.

Докато сега служителите на място поддържат основни дейности, вниманието постепенно ще се насочи към гарантирането на готовността на сградите, когато собственици и компании възобновят обичайните си дейности.

„Когато тази блокада приключи, сградите пак ще започнат да се пълнят, не искаме да се окажем в положение, при което ограниченията са отменени, но сградата не е готова, защото не отговаря на правилата“, казва Бетс.