Ползи и рискове при аутсорсинга на ИТ процеси

Все повече компании решават да пристъпят към изнасяне на част от своите процеси (аутсорсинг), които не са свързани с основната им дейност. Често това са специализирани процеси като високотехнологични и други проекти, за които се изискват допълнителни инвестиции и управление на специалисти, поддръжка и планиране, които отклоняват ресурси и енергия от стратегическите цели на компанията.

Това е основната причина, поради която компаниите взимат решение за аутсорсинг, коментираха участниците в дискусионната среща "Изнасянето на ИТ процеси и услуги", която се проведе в петък в София с медийното участие на Investor.bg.

Върху този процес играят роля фактори и обстоятелства, които в зависимост от избора на конкретния подизпълнител и начина, по който компанията управлява същия този процес, той може да бъде успешен или неуспешен.

Предимства

Участниците очертаха основните предимства и рискове, които характеризират изнасянето на ИТ процеси.

Някои от тях споделиха опита си, че в резултат на аутсорсинга са постигнали значителни понижения на разходите за дадена услуга. Въпреки това по-голямата част се обединиха около мнението, че разходите не са единственият и далеч не основният фактор за изнасяне на дадена услуга.

Според Десислав Шекерлетов, ИТ директор на Enel Марица Изток 3, едно от основните предимства е повишаването на ефективността на услугата в сравнение с това как тя би била извършвана от служители на компанията. Той е на мнение, че чрез аутсорсинга компанията „получава повече срещу по-малко“.

Наред с това се повишава сигурността на ИТ системата на компанията и се понижава времето, през което тя не работи, тъй като доставчикът поема ангажимента да конфигурира системата по начин, който да гарантира непрекъсваемостта на бизнеса. Чрез споразумение за изнасяне на поддръжката на системата компаниите могат много ясно да уточнят какво получават и какви разходи имат за тази услуга. За сравнение, много малко компании изготвят такива доклади, ако системата се поддържа вътре в компанията.

Също така системите стават по-устойчиви, а разходите за управление са по-прогнозируеми, тъй като са гарантирани чрез споразумение.

Чрез сътрудничеството със специализиран доставчик за управление на услуги компанията, която изнася процеса, получава достъп до последните системи и технологии.

От съществено значение са също и по-доброто управление на персонала, което доставчикът може да предложи по конкретен проект – в случай на отсъствие или напускане на даден служител доставчикът се ангажира това да не се отрази на управлението на услугата. Наред с това се понижава рискът от критични проблеми, както и проблеми с нормативната уредба, свързана с конкретни проекти и системи.

Рискове

Наред с тези ползи едно такова сътрудничество крие и редица рискове, коментира той.

Един от тях е ситуация, в която доставчикът не предлага качество на услугата, каквото е очакването на компанията.

Емил Джиновски, ИТ мениджър на Ромпетрол БГ, коментира, че непосредствено след изнасяне на дадена услуга тя понижава качеството си в сравнение с това, което е било в самата компания. Такова е и мнението на Георги Комсийски, ИТ мениджър на Порше България, според когото е нормално при този процес да се предвиди адаптивен период от около година и половина, през който доставчикът да навлезе в процеса и да се запознае с изискванията на клиента. След този период качеството може да се очаква да се повиши. Затова тук е от изключително значение подборът на „правилния“ доставчик.

Наред с качеството в някои ситуации е възможна и появата на скрити разходи. За да се предотврати това, финансовите параметри в споразумението за нивото на услугата трябва да са ясно установени, като текстът трябва да предвижда, че освен посочените разходи за клиента няма да има други.

Компаниите, които изнасят дадени услуги към външен доставчик, неизбежно се изправят пред ситуация на ограничен контрол върху ИТ планирането на своите услуги. Затова е необходимо да се правят редовни срещи с доставчика, за да не се изолира клиентът.

Съществува също и риск, свързан със сигурността и неправилното използване на конфиденциална информация. Като превантивна мярка за това е сключването на споразумение за неразпространение на информация (т. нар. non-disclosure agreement, NDA).

Също така има и риск доставчикът да излезе извън бизнеса, за което също е важен подборът на конкретния доставчик.

В заключение Джиновски даде пример с три мита за аутсорсинга, които според него създават нереални очаквания у клиентите и водят до риск от неудовлетвореност от услугите. Това са презумпциите, че аутсорсингът:

- ще реши всички проблеми
- ще свърши работата по-добре от нас клиента
- ще спести средства.