Как да управляваме списъка си със задачи

Не съм искал да ставам гуру на личната производителност, но някак си колегите ми продължават да ме лансират за ролята – най-скоро за подкаста Working It на Изабел Беруик, в записа на който се изчервих и като цяло се чувствах като самозванец, пише колумнистът на Financial Times Тим Харфърд.

Това отчасти е така, защото практиката да управлявате добре собственото си време е адски сложна. Има толкова много неща, които човек може да прави във всеки конкретен момент, и толкова много променливи – къде се намирате, колко енергия имате, дали ви прекъсват – че цялото упражнение може да се усети като игра на петизмерен шах, която често оставя дори най-квалифицираните и опитни играчи объркани от неочакван ход.

Има много добри тактики, които изглеждат толкова очевидни, че се чувствам неудобно да ги споменавам: записвайте си задачите, спрете да гледате TikTok, отделете време за най-важното. Всичко това е така, но далеч не е цялата история.

И така, зачудих се кои са тайните принципи, по-дълбоките истини, подценените идеи, които могат да ни помогнат да вършим повече, с по-малко безпокойство, за по-малко време? Предлагам три идеи. Никоя от тях не е еретична, но всяка изглежда недооценена.

Първо, погледнете напред. Гледайте по-надалеч, по-често и по-внимателно, отколкото изглежда разумно. Започнете с разглеждане на календара за утре в края на всеки ден, преди да съставите списък с неща, които трябва да направите. В петък следобед погледнете календара за следващата седмица - и седмицата след това. Къде са критичните точки? Има ли нещо, което трябва да направите, за да се подготвите за среща, парти или годишнината от сватбата си?

Дейвид Алън, автор на брилянтната Getting Things Done, съветва да продължавате да гледате все по-напред, докато задачите спрат да изникват в главата ви. Може да се изненадате колко много неща ще ви хрумнат по време на водения от дневника ви опит за предвиждане.

Кал Нюпорт, автор на Digital Minimalism, препоръчва изготвянето на план, съдържащ общите очертания на това, което се надявате да постигнете през следващите три месеца, и това да си го напомняте всяка седмица.

Алън също така съветва пълен „седмичен преглед“ не само на дневника напред, но и на дневника назад, заедно със задачи, проекти и различни драсканици с бележки. Този седмичен преглед може да се каже, че е крайъгълният камък на цялата му система. Това е и стъпката, която хората са най-изкушени да пропуснат.

Гледането напред има значение поради всички очевидни причини, но има и скрита полза. Чувствате се по-спокойни, когато знаете - вместо просто да се надявате - че сте наясно какво предстои. И ако имате навика да проверявате календара и списъците си със задачи, е по-вероятно да им се доверите. Това ви позволява да записвате нещата и след това да се отпуснете, знаейки, че ще ви бъде напомнено за тях в подходящия момент.

Второ, изяснявайте. Твърде много неща се задържат във входящата кутия с имейли или на бюрото, защото пропускаме да отделим необходимия момент, за да помислим какво представляват. Това трябва ли да се архивира за справка? (Обикновено не.) Трябва ли просто да се изтрие? (Много често да.) Изисква ли се просто, еднократно действие? (Ако отговорът е да, може би го направете незабавно.) Или се съдържа нещо по-сложно? (Ако е така, отделете минута, за да помислите какви стъпки може да са необходими и ги запишете.)

Учудващо е колко много работа, безпорядък или смътно безпокойство може да се натрупа, просто защото се колебаем да предприемем тази бърза стъпка за изясняване на мислите си.

Това наистина ли има значение? Да, така е. Бях поразен да открия, че моята уважавана колежка във FT Пилита Кларк има повече от 100 хил. непрочетени имейла, а нейни приятели - по 300 хил. или 400 хил.. Как е станало това, се запитах, пише Харфърд.

Тогава осъзнах отговора. Ако продължавате да преглеждате входящите имейли и да си казвате: „Хм, не знам какво да правя с това“, в крайна сметка ще стигнете до 400 хил. Това е просто натрупаният резултат от 400 хил. отделни неуспеха да вземете решение. Както демонстрира Кларк, е напълно възможно да живеете с такава входяща кутия, но лично аз предпочитам да не го правя.

Трето, бъдете спокойни. Съществува безспирно изкушение да вярвате, че на някакъв етап ще се справите с всички задачи, че ще „разчистите палубата“ и след това ще можете или да продължите с истинската работа, или да си починете. Тези цели са миражи. Никога няма да „изчистите палубите“; винаги ще има още за търкане и подреждане. Нека не приемаме ролята на Сизиф: „Да, ще резервирам почивка и ще започна да пиша роман, но първо нека да избутам този голям камък нагоре по хълма още веднъж.“

Всеки от нас просто ще трябва да направи каквото може в определеното му време (независимо дали това е 8-часов работен ден или 80-годишен живот) и да осъзнае, че може би не е можело да направи повече.

Дейвид Алън посочва, че ако по някакво чудо успеете да отметнете всичко в списъка си със задачи тази вечер, до утре следобед ще кипите от енергия и идеи. Но списъкът със задачи ще свърши едва с вашия край. Научете се да живеете с този факт.

Или, като по-философски подход към почти същата идея, вижте Оливър Бъркман (британски автор и журналист – бел. прев.), който перефразира сентенция на аржентинския писател Хорхе Луис Борхес: „Времето е веществото, от което съм направен. Времето е река, която ме повлича, но аз съм реката.”

В такъв случай, казва Бъркман в неговата възхитително мъдра книга „4000 седмици“, спрете да копнеете за момента, в който ще се хванете за нещо на брега, ще излезете от реката и ще се отпуснете, докато я гледате как тече. Вие сте реката. Не проваляйте пътуването, мечтаейки за брега.