Офисът на бъдещето вече е онлайн

Това не беше много добра идея – домакинът на купон изпраща мейл с прикачен документ в Word формат, с който кани приятелите си на събитието. Във файла има списък, в който гостите могат да пишат кой какво ще вземе със себе си за пиене. За нула време в обращение се получават десетки вариации на списъка – всички обаче непълни.

Освен това някои се оплакват, че не могат да отворят формата Office 2010. Други пък са отговорили директно с мейл до изпращача. В резултат се получава пълен хаос. Накрая алкохолът се превърнал в дефицитна стока, за сметка на това пък имало излишъци от безалкохолни. Ако обаче домакинът на събирането беше ползвал уеб базиран документ, цялата тази каша нямаше да се случи, пише Süddeutsche Zeitung в свой анализ.

Тъкмо това обещават онлайн офис пакетите. Програмите за текстово обработване, пресмятане и презентации вече не се инсталират на харддиска. Приложенията се отварят онлайн в уеб браузър и също така онлайн се записват данните. По този начин документите са налични навсякъде – от всяко устройство с достъп до глобалната мрежа, независимо дали е компютър, смартфон или таблет. Пак навсякъде те могат да се отварят и да се преработват. От всеки файл има само една-единствена версия, така че синхронизацията с два преработващи се едновременно варианта е невъзможна.

Освен това по този начин няколко човека могат едновременно да работят по един и същи файл, без да причинят невъобразим хаос. Който иска да види файла, или да поработи върху него, просто трябва да го отвори със създадени преди това потребителско име и парола.

Онова, което на пръв поглед може да е смущаващо за новите потребители на тази услуга, всъщност на практика е съвсем лесно – който може да напише писмо в Word, ще се справи и с онлайн софтуера. Още повече, че мобилното приложение на Microsoft е абсолютно едно към едно с традиционния офис пакет.

Въпреки лесната навигация и безплатните за некомерсиално ползване програми онлайн офис пакетите не успяват да се наложат на пазара. За това донякъде са виновни и самите производители, които наводниха пазара с термини като "SaaS" (Software as a Service, Софтуер като услуга) или "in the cloud" (в изчислителния облак) .

Тези префърцунени наименования плашат и отблъскват потребителите. Някои от тях пък се опасяват, че файловете им могат да станат жертва на хакери или просто на дупка в сигурността и да попаднат в неподходящи ръце. Подобни страхове не са напълно необосновани.

Преди да ползва подобна услуга, всеки потенциален потребител трябва да се регистрира. Това е задължително и при всички безплатни мейл услуги и е възможно при абсолютна анонимност. Всичко, което е нужно, е фиктивно име, адрес на електронна поща и парола. Подобна регистрация при Google, Microsoft и други водещи оператори на електронна поща става за минута или две.

След това, с адреса и паролата си, потребителят се регистрира и получава достъп до услугата, като в самия браузър може да извика офис програмата. Може да се избере между създаването на нов документ или обработване на вече съществуващ – така, както когато се използва инсталиран на хард диска софтуер в собствения офис. Освен това запаметени на хард диска файлове може безпроблемно да се отварят и онлайн и да се обработват навсякъде.

През цялото време на работа ли трябва да сме онлайн? Силно препоръчително е, защото иначе има опасност да не успеем да запаметим промените, които сме направили в документа. Въпросът сега е дали този софтуер за некомерсиално ползване може да спести разходи за закупуване на конвенционални пакети за домакинствата. Поне засега – не съвсем, защото платените пакети за инсталиране по принцип предлагат много повече функции и възможности. Но все пак... за всеки влак си има пътници.